Beschrijving van Privacy beleid i.v.m. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Per 25 mei 2018 verplicht.

Privacy van ouder en kind

Voor een goede behandeling van kinderen is het noodzakelijk dat de behandelend therapeut een dossier aanlegt. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). In de WGBO staan de rechten en plichten van cliënten die zorg krijgen. Het dossier bevat verslagen van uitgevoerde observaties en behandeling.

Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die met uw toestemming worden opgevraagd bij een andere zorgverlener bijvoorbeeld bij de huisarts. Om uw privacy te waarborgen wordt:

  • zorgvuldig omgegaan met uw persoonlijke en behandelgegevens;
  • er voor gezorgd dat onbevoegden geen toegang hebben tot de dossiers.

Daarom heeft de behandelend therapeut als enige toegang tot het dossier van het kind. De therapeut heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim). De gegevens uit het dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:

  • Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
  • Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing (supervisie/intervisie).
  • Een klein deel van de gegevens uit het dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat de therapeut een factuur kan opstellen.
  • Het maken van een jaarrekening en balans op basis van de factuurgegevens.

Als de therapeut om een andere reden dan hierboven genoemd, gebruik wil maken van de dossiergegevens, dan wordt u daarover geïnformeerd én expliciet om uw toestemming gevraagd. De gegevens in het cliëntendossier blijven zoals in de WGBO wordt vereist 15 jaar bewaard.

Facturering

Op de factuur die u ontvangt staan de gegevens die nodig zijn voor het declareren van een nota:

  • Uw naam, adres en woonplaats
  • Geboortedatum van het kind
  • Datum van de behandeling
  • Een korte omschrijving van de behandeling zoals voorgeschreven door de zorgverzekeraar, gemeente of Sociale Verzekeringsbank en indien van toepassing de bijbehorende prestatiecode. Bijvoorbeeld ‘sessie speltherapie, ouderconsult’ etc. 
  • De kosten van het ouderconsult en/of observatie en/of therapiesessie.

Dossier

Het dossier bevat de volgende gegevens:

  • Naam, adres, geboortedatum, BSN nummer
  • Observatieverslagen
  • Behandelplan
  • (tussen)Rapportages van de behandeling
  • Verslagen van oudergesprekken en/of schoolgesprekken

Administratie

De administratie bevat de volgende gegevens:

  • Facturen van ouderconsulten en/of behandelsessies

Overige

De videobeelden van spelobservaties worden na afronding van de behandeling van het kind gewist. Ter bescherming van persoonsgegevens worden onderstaande maatregelen genomen. Daarmee wordt voorkomen het verlies, misbruik of aantasting van persoonsgegevens.

De maatregelen

  1. Persoonsgegevens worden in digitale dossiers bewaard. 
  2. Verslagen worden uitsluitend schriftelijk verstuurd, tenzij de ouder(s) verzoeken de verslagen van hun kind per email te ontvangen. De verslagen worden in dossiers opgeborgen in een afgesloten kast. Alleen de behandelend therapeut heeft toegang tot de kast.
  3. De digitale dossiers met persoonsgegevens van afgesloten behandelingen worden uitsluitend op een harde schijf in een afgesloten kast bewaard. Alleen de therapeut heeft toegang tot de kast.
  4. Bewerking van de persoonsgegevens voor verslaglegging aan ouder(s) of andere instanties/instellingen  worden verricht op een laptop. De laptop wordt niet onbeheerd achtergelaten. Na verwerking worden de bestanden op de harde schijf gezet en bewaard. 
  5. De administratie wordt verricht op een laptop en factuurgegevens worden bewaard in een boekhoudprogramma. De laptop  wordt niet onbeheerd achtergelaten. 
  6. De toegang tot administratieve gegevens is beperkt tot uitsluitend die personen voor wie toegang noodzakelijk is in verband met de Verwerkingsdoeleinden van Financieel Jaarrekening en Aangifte Inkomstenbelasting.
  7. Alleen de therapeuten van IDA Praktijk voor Speltherapie hebben toegang tot de laptop. Zij gebruikt passende veilige wachtwoorden voor aanmelding in systemen of databases met Persoonsgegevens en de wachtwoorden worden regelmatig gewijzigd;
  8. Gesprekken met ouder(s), de behandeling van kinderen vindt plaats in afgesloten kamer. Videobeelden van spelsessies worden na bespreking met ouder(s) bewaard op een aparte harde schijf. De harde schijf wordt opgeborgen in een afgesloten kast. Alleen de therapeuten hebben toegang tot de kast. De videobeelden worden na afronding van de behandeling gewist. Voor het maken van videobeelden wordt de toestemming van de ouder(s) gevraagd.
  9. De ouder(s) wordt toestemming gevraagd voor verzending van facturen per email. 
  10. De hierboven genoemde kast is een brandveilige kast. 

De ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger wordt gevraagd het toestemmingsformulier Persoonsgegevens te ondertekenen.